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FAQ - Toutes vos questions sur Office Avocat

Vous avez une question sur Office Avocat ? Fonctionnalités, facturation, conformité, prise en main…
Cette FAQ rassemble les réponses aux interrogations les plus fréquentes des avocats qui utilisent ou découvrent notre logiciel.

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, contactez-nous ! Nous vous renseignerons avec plaisir.

Accédez à la thématique qui vous intéresse

Fonctionnalités générales

Quelles sont les principales fonctionnalités d’Office Avocat ?

Office Avocat est un logiciel de gestion et de facturation conçu spécifiquement pour les avocats indépendants et les petits cabinets. Il vous permet de :
– Gérer vos dossiers clients de manière structurée,
– Suivre et facturer le temps passé ou les forfaits,
– Générer et envoyer vos factures en conformité avec les exigences réglementaires,
– Piloter votre rentabilité et vos indicateurs clés,
– Gérer vos contacts (CRM), vos documents et votre agenda.
L’ensemble de ces fonctionnalités est accessible via une interface claire, 100 % web, pensée pour les avocats qui souhaitent aller à l’essentiel, sans complexité inutile.

Oui, Office Avocat permet de gérer un nombre illimité de dossiers clients en parallèle. Chaque dossier dispose de ses propres informations : temps passés, documents, notes, factures, et contacts liés.
Vous pouvez facilement passer d’un dossier à l’autre, filtrer vos dossiers par client, date, ou statut, et ainsi suivre efficacement l’avancée de vos missions. C’est un véritable tableau de bord opérationnel de votre cabinet.

Absolument. Office Avocat intègre une fonctionnalité de saisie de temps simple et rapide. Vous pouvez enregistrer vos temps au fur et à mesure, les associer à un dossier ou à un client, puis les transformer en facture en un clic.
Le logiciel vous permet également de consulter le temps passé par période, par dossier, ou par collaborateur. Un outil indispensable pour maîtriser votre facturation et mesurer la rentabilité de votre activité d’avocat.

Oui, Office Avocat prend en charge les deux modes de facturation : au temps passé ou au forfait. Vous pouvez choisir le mode de facturation le plus adapté à chaque dossier ou à chaque client.

Oui, le logiciel inclut un module de suivi de la rentabilité par dossier. Vous pouvez visualiser le temps passé, les montants facturés, les frais engagés, et donc la marge réalisée sur chaque dossier.
Cela vous permet d’identifier vos missions les plus rentables, d’ajuster vos tarifs si besoin, et de mieux piloter l’équilibre économique de votre cabinet.

Oui. Office Avocat intègre un CRM basique pensé pour les avocats, avec la possibilité de gérer :
– Vos clients (personnes physiques ou morales),
– Vos contacts (parties, confrères, huissiers, experts…),
– Les relations entre ces acteurs et vos dossiers.
Vous pouvez centraliser toutes les informations utiles, gagner du temps à chaque nouvelle mission, et retrouver facilement l’historique des échanges et des interventions.

Facturation & Paiement

Office Avocat est-il conforme à la facturation électronique obligatoire ?

Oui, Office Avocat est entièrement conforme aux exigences de la réforme sur la facturation électronique. Notre logiciel est prêt pour les obligations à venir (e-invoicing et e-reporting), en lien avec le calendrier fixé par l’administration fiscale.
Nous assurerons la transmission des factures via les canaux requis, et intégrerons progressivement les fonctions nécessaires pour travailler avec un Portail de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Vous êtes ainsi accompagné dans votre mise en conformité, sans prise de tête.

Oui, Office Avocat vous permet de personnaliser vos factures :
– Logo de votre cabinet,
– Coordonnées et mentions obligatoires,
– Numérotation automatique personnalisée,
– Mentions spécifiques (TVA, exonération, mentions CNB…).
Nos modèles sont professionnels, clairs et respectent les exigences légales en matière de facturation pour les professions juridiques.

Oui. Office Avocat prend en charge :

– Les différents taux de TVA (standard, exonéré, DOM, etc.),

– Les débours : vous pouvez les distinguer clairement des honoraires,

– Les frais refacturables (déplacements, reprographie, etc.).

Les montants sont correctement ventilés sur vos factures, pour assurer une comptabilité conforme et une lecture claire pour vos clients.

Oui. Le logiciel inclut une gestion des paiements et relances :

– Vous pouvez enregistrer chaque paiement reçu (complet ou partiel),

– Visualiser les factures impayées,

– Envoyer des relances automatiques ou manuelles.

Cela vous aide à garder une trésorerie sous contrôle, à éviter les oublis, et à limiter les retards de paiement.

Oui. Office Avocat respecte le principe d’inaltérabilité des factures exigé par l’administration fiscale. Une fois émises, les factures ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.
Toute correction passe par la génération d’un avoir ou d’une nouvelle facture, conformément à la législation sur la facturation électronique et au code général des impôts.

Oui. Un tableau de bord vous permet d’identifier rapidement les impayés :
– Statut de chaque facture (payée, partiellement payée, en retard…),
– Liste des clients à relancer,
– Historique des paiements et relances.
Ce suivi contribue à sécuriser votre trésorerie et à automatiser les tâches administratives chronophages.

Suivi & Pilotage de l'activité

Y a-t-il des tableaux de bord pour visualiser mon activité ?

Oui. Office Avocat intègre plusieurs tableaux de bord clairs et interactifs pour piloter votre activité en temps réel. Vous pouvez visualiser d’un coup d’œil :
– Le chiffre d’affaires par période,
– Le nombre d’heures facturées,
– Les dossiers actifs,
– Les factures en attente ou en retard.
C’est un outil de pilotage simple et visuel, idéal pour mieux gérer votre cabinet d’avocat au quotidien.

Oui. Vous avez accès à vos indicateurs de performance essentiels, directement dans votre espace :
– Chiffre d’affaires global ou par client,
– Temps facturable vs temps facturé,
– Rentabilité par dossier ou par collaborateur,
– Statistiques par mois, trimestre ou année.
Ces données vous permettent d’ajuster votre stratégie, d’identifier les missions les plus rentables, et de prendre des décisions éclairées pour votre cabinet.

Oui. Office Avocat vous permet de filtrer toutes vos statistiques selon plusieurs critères :
– Client ou dossier spécifique,
– Période personnalisée (mois, trimestre, année, sur-mesure),
– Collaborateur ou associé.
Cette flexibilité vous permet de suivre précisément votre activité, de repérer les écarts et d’optimiser la performance de votre cabinet.

Oui. Si vous travaillez à plusieurs, vous pouvez consulter des statistiques individuelles par utilisateur :
– Temps saisi,
– Temps facturé,
– CA généré,
– Rentabilité des dossiers traités.
Ce suivi est très utile pour les cabinets composés de plusieurs personnes, car il permet de valoriser le travail de chacun et d’optimiser la répartition des missions.

Collaborateurs et gestion d'équipe

Est-ce que je peux ajouter des collaborateurs à mon compte ?

Oui. Office Avocat est conçu pour s’adapter à votre structure. Vous pouvez ajouter autant de collaborateurs ou associés que nécessaire, chacun avec un accès personnalisé.
Chaque utilisateur dispose de ses propres identifiants, et vous gardez le contrôle sur les droits d’accès et les actions autorisées.
Cela permet une gestion fluide et sécurisée de votre équipe.

Dans Office Avocat, vous pouvez attribuer des rôles différents selon le profil de l’utilisateur :
– Associé : a un accès complet à l’ensemble des données, dossiers, statistiques et fonctions de facturation.
– Collaborateur : peut saisir ses temps, consulter et gérer ses dossiers. Il n’a accès qu’à ses propres données.

Oui. Tous les utilisateurs d’un même cabinet peuvent travailler sur les mêmes dossiers (selon les droits d’accès définis). Vous pouvez :
– Partager les temps saisis,
– Suivre l’avancée d’un dossier traité à plusieurs mains,
– Conserver un historique centralisé et structuré.
Les accès se donne au niveau du client ou au niveau du dossier. Cette collaboration fluide est idéale pour les cabinets où plusieurs avocats interviennent sur un même dossier.

Sécurité, conformité et confidentialité

Le logiciel est-il conforme au RGPD ?

Oui. Office Avocat est intégralement conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Nous ne revendons ni n’exploitons vos données personnelles à des fins commerciales. Vous conservez la pleine propriété de vos données, et vous pouvez les consulter, modifier ou supprimer à tout moment.

Oui. Office Avocat a été développé en conformité avec les recommandations du Conseil National des Barreaux, notamment en matière de :
– Conservation des données,
– Confidentialité professionnelle,
– Sécurité d’hébergement,
– Intégrité et traçabilité des documents.
Notre objectif est de vous proposer un outil conforme aux standards professionnels de la profession d’avocat.

Seuls les utilisateurs que vous avez autorisés (vous, vos associés ou collaborateurs) ont accès à vos données.

Oui. Vous pouvez exporter l’ensemble de vos données (clients, dossiers, temps, factures, pièces jointes) à tout moment, en toute autonomie.
Cette transparence fait partie de nos engagements : vous restez libre et maître de vos données, même si vous choisissez un jour de quitter la solution.

Ergonomie et prise en main

Le logiciel est-il facile à prendre en main ?

Oui. Office Avocat a été entièrement repensé pour offrir une expérience utilisateur fluide, intuitive et centrée sur l’essentiel.
Vous n’avez pas besoin d’être technicien ou expert en informatique : tout est pensé pour que vous puissiez créer un dossier, saisir un temps, et facturer en quelques clics.
C’est un véritable atout si vous cherchez un logiciel de facturation pour avocat simple, rapide et efficace.

Oui. Dès votre souscription, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé pour vous aider à :
– Paramétrer votre compte,
– Importer vos données (clients, dossiers, saisie de temps),
– Prendre en main les fonctionnalités clés.
Une référente dédiée vous guide pas à pas pour assurer un démarrage fluide et serein.

Oui. Office Avocat est un logiciel 100 % web, accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet :
– Ordinateur portable ou fixe,
– Tablette,
– Smartphone.
Vous pouvez consulter vos dossiers, saisir un temps ou visualiser une facture même en déplacement.

Oui. Le logiciel fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation (Windows, macOS, Linux) via votre navigateur Internet.
Aucune installation n’est nécessaire. Vous vous connectez simplement à votre compte depuis Chrome, Firefox, Safari, Edge…

Tout se fait en ligne. Office Avocat est un logiciel SaaS (Software as a Service) :
– Aucune installation requise,
– Mises à jour automatiques,
– Données sauvegardées en temps réel.
Vous accédez à votre cabinet numérique depuis n’importe où, sans contrainte technique.

Support et accompagnement

Comment contacter le support client ?

Vous pouvez contacter notre équipe par :
– Téléphone, pour une assistance directe et personnalisée,
– Email, avec une réponse rapide et claire,
Nous faisons le choix d’un accompagnement humain et réactif, loin des plateformes impersonnelles. Notre objectif : vous aider concrètement, sans jargon technique.

Notre support est disponible :
Du lundi au vendredi,
De 9h à 17h.
Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans les meilleurs délais, avec un vrai souci de clarté et de pédagogie.

La grande majorité de nos utilisateurs sont autonomes en quelques minutes seulement. Grâce à une interface claire, sans jargon technique, Office Avocat se prend en main très rapidement.
Vous n’avez pas besoin d’une formation complexe ou d’un paramétrage lourd. Notre promesse : vous facturez dès le premier jour.

Tarifs

Quels sont les tarifs d’Office Avocat ?

Office Avocat propose une tarification simple, transparente et adaptée aux structures de petite taille :
 – 32 € HT / mois / associé
 – 21 € HT / mois / collaborateur

Vous bénéficiez d’une remise de -10 % en cas d’abonnement annuel :
– 29 € HT / mois / associé
– 19 € HT / mois / collaborateur

Non. Vous pouvez choisir entre :
– Une formule mensuelle sans engagement, pour tester librement,
– Une formule annuelle à tarif réduit (-10 %), si vous souhaitez vous engager sur la durée.
Vous êtes donc libre de résilier à tout moment si vous optez pour l’abonnement mensuel.

Oui. Toutes les mises à jour fonctionnelles, techniques et réglementaires sont incluses sans surcoût dans votre abonnement.

Migration

Puis-je exporter mes données si je quitte le logiciel ?

Oui, à tout moment. Vous pouvez exporter :
– Vos clients et contacts,
– Vos dossiers,
– Vos factures, avoirs, temps saisis, statistiques…
L’export est libre, complet et lisible. Vous restez propriétaire de vos données, et nous facilitons votre autonomie en cas de changement de solution.

Facturation électronique & la réforme

Office Avocat est-il conforme à la réforme de la facturation électronique ?

Oui. Office Avocat est pleinement conforme à la réforme 2026 sur la facturation électronique.
Nous suivons de près les évolutions du calendrier afin de garantir :
– La transmission obligatoire des factures au format structuré,
– Le reporting fiscal selon le mode défini (e-invoicing ou e-reporting),
– La conformité avec les PDP.
Vous n’avez aucune action complexe à effectuer : nous nous occupons de tout.

E-invoicing : transmission électronique des factures entre professionnels (B2B) via des plateformes agréées (PDP ou PPF).

E-reporting : transmission des données de facturation au fisc pour les transactions non concernées par l’e-invoicing (B2C, B2G, étranger…).

Office Avocat gèrera automatiquement les deux dispositifs : vos obligations seront remplies sans effort supplémentaire.

Une PDP ou Plateforme de Dématérialisation Partenaire, aura pour mission de vérifier la conformité de vos factures et de les transmettre à l’administration fiscale (par le biais du Portail Public de Facturation (PPF). Les PDP seront toutes connectées entre elles. Les OD seront également branchés à une PDP.

Un OD est un Opérateur de Dématérialisation. C’est un outil métier. Le logiciel de facturation Office Avocat est un OD. En choisissant de passer par un OD, vous privilégiez la simplicité : vous faites un choix d’un outil par rapport à vos besoins et cet outil se charge de la conformité à la réglementation.

Office Avocat vous accompagne à chaque étape :

– Vérification des mentions obligatoires,

– Conversion automatique des factures au format structuré (UBL, Factur-X…),

– Intégration avec les futures plateformes officielles,

– Aide à la compréhension de la réforme via des contenus pédagogiques.

Vous serez prêt à temps, sans complexité ni stress.

Oui. Office Avocat est régulièrement mis à jour pour suivre les évolutions réglementaires.
Nous anticipons les échéances, les reports éventuels.

Office Avocat, la solution dématérialisée pour gérer votre cabinet.

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