Suivre précisément ses tâches est devenu central pour la transparence client, la facturation et le pilotage de la rentabilité de votre cabinet d’avocat. Voici comment structurer un suivi du temps réellement utile… et comment le mettre en place avec Office Avocat, votre outil de suivi du temps dédié à l’avocat.
Pourquoi un outil de suivi du temps est indispensable en cabinet d’avocat ?
Un enregistrement clair des temps par dossier, tâche et intervenant permet de faciliter le pilotage de votre cabinet d’avocat. Aussi, cette traçabilité permet de justifier vos demandes de remboursement de frais non compris dans les dépens. Vous pouvez d’ailleus consulter notre guide sur le remboursement des frais d’avocat (article 700).
Côté production, lorsque les temps sont saisis proprement, la facture suit naturellement : moins d’oublis, moins d’avoirs correctifs, et des délais d’encaissement plus courts. Nous en parlons d’ailleurs au sein de notre guide complet de la facture d’avocat (avec modèle).
Enfin, le time tracking (suivi du temps) facilite le pilotage : chiffre d’affaires et rentabilité par dossier/intervenant, identification des tâches non facturables qui pèsent sur la marge, et ajustements possibles des taux horaires ou de l’organisation.
Les critères essentiels pour choisir votre outil de suivi du temps pour avocat
- Suivi du temps passé (par dossier, tâche, intervenant).
- Tarification personnalisée : taux horaire par intervenant, client, dossier ou nature de prestation.
- Workflow de facturation sécurisé : brouillon → revue/validation → émission avec numérotation continue.
- Acomptes/avoirs, encaissements, paiements à venir et relances.
- Tableaux de bord : chiffre d’affaires, rentabilité par dossier, productivité des collaborateurs.
- Organisation : natures de prestations/frais, multi-entités de facturation, états de dossiers (ouverts/archivés), vision « classeur ».
- Interopérabilité comptable (export d’écritures) et adaptation à l’exercice comptable — d’ailleurs utile pour la facturation électronique 2025–2026.
Besoin d’une vue d’ensemble du produit ? Notre logiciel de facturation pour avocat centralise ces fonctionnalités pour fluidifier le passage du temps saisi à la facture émise et encaissée.
Suivre le temps passé par dossier avec Office Avocat : comment ça marche ?
Voici comment notre logiciel de facturation au temps passé pour avocat vous simplifie votre suivi :
- Saisir le temps par dossier et nature de prestation, avec attribution à l’intervenant.
- Contrôler la cohérence côté associé/gestion : vision d’ensemble des prestations, pondération du non facturable, tarification ajustable par intervenant/client/dossier/prestation.
- Transformer en facture : regroupement des temps utiles dans une facture en brouillon, puis revue/validation avant émission ; gestion des acomptes et avoirs si besoin.
- Encaisser et relancer : suivi des encaissements, mise en avant des paiements à venir, relances; tableau de bord CA, rentabilité par dossier et productivité.
- Exporter vers la compta : écritures interopérables avec votre logiciel comptable pour une tenue propre et sans ressaisie.
Excel vs Office Avocat : comparaison pratique
| Critère | Excel (tableur) | Office Avocat |
|---|---|---|
| Mise en place | Immédiate mais non standardisée cabinet | Paramètres dédiés cabinet (natures, taux, multi-entités) |
| Saisie des temps | Manuelle, risque d’erreurs et oublis | Par dossier/tâche/intervenant, pensée pour la pratique |
| Consolidation | Feuilles multiples, macros, temps de retraitement | Vue centralisée des prestations et temps saisis |
| Tarification | Formules fragiles, peu de granularité | Taux par intervenant, client, dossier, prestation |
| Facturation | Copié-collé vers un autre outil, sources d’erreurs | Brouillon → validation → émission (numérotation continue) |
| Acomptes/Avoirs | Gestion artisanale | Intégrés au flux de facturation |
| Encaissements/Relances | Suivi manuel, pas de rappel structuré | Module encaissements, paiements à venir, relances |
| Pilotage | Tableaux à construire, maintenance élevée | CA & rentabilité par dossier/intervenant, productivité |
| Interop comptable | Export bricolé, risque de non-concordance | Export d’écritures propre, adapté à l’exercice |
| Suivi des dossiers | Historique épars | Vision « classeur », états de dossiers, justificatifs alignés |
Les KPI à suivre (et comment s’en servir)
Commencez par le taux de temps facturable/facturé : mesurez la part des heures vendables réellement facturées. S’il est bas, identifiez les tâches récurrentes non facturables et voyez s’il est possible de les regrouper, d’en limiter la durée, ou de les basculer vers des forfaits mieux calibrés.
Poursuivez avec la rentabilité par dossier : suivez la marge nette en rapprochant temps et frais du chiffre facturé ; cette lecture met en lumière les dossiers déficitaires (taux, périmètre ou process à ajuster).
Surveillez le délai moyen d’encaissement : plus il s’allonge, plus votre trésorerie souffre ; actionnez les relances et clarifiez les conditions de paiement dès la convention.
Enfin, observez le taux de correction (avoirs) : un workflow « brouillon → validation » doit mécaniquement le réduire ; si ce n’est pas le cas, travaillez l’intitulé des diligences et la cohérence entre temps saisis et prestations facturées.
Pour résumer
- Un suivi du temps structuré est la base d’une relation client-avocat sereine, d’une facturation pratique et d’un pilotage rentable.
- Office Avocat regroupe saisie des temps, tarification, facturation, encaissements/relances et droits d’accès.
Vous passez à un process unifié qui permet d’économiser du temps chaque semaine.
